ERP YAZILIMLARINA GENEL BAKIŞ

ERP YAZILIMLARINA GENEL BAKIŞ

(Bizim Bulut & Canias ERP)

ERP Nedir?

İngilizce Enterprise Resource Planning (ERP), Türkçe Kurumsal Kaynak Planlaması (KKP) olarak adlandırılan ERP tüm işletmeniz için bir omurga görevi görmeyi amaçlayan bir yazılım sistemi olan kurumsal kaynak planlaması anlamına gelir. ERP ‘nin arkasındaki fikir, yazılımın işlevler arasında iletişim kurması gerektiğidir.

ERP ’nin hedefleri nelerdir?

ERP her ne kadar planlama adı ile tarifenmiş olsa da esasen yapılan iş yönetmedir. Planlamaya veri sağlayan bu altyapı yazılım ile birlikte birçok donanım da dâhil olduğu çok sayıda bileşen içeren birbirine entegre olan ve aralarında bilgi alışverişi bulunan sistemler bütünüdür. Bu bütünlüğün tüm fonksiyonları ile sağlanabilmesi için ERP aşağıdaki hedefleri sağlamalıdır,

• Tüm organizasyon genelindeki farklı iş süreçlerini ve bilgileri düzene koymak,
• Uygulamaları hem tek tek çalışabilen hem de tek bir çatı altında entegre ederek birlikte çalışabilecek şekilde standardize ederek kolaylaştırmak ve yalınlaştırmak için web tabanlı bir çözüm sunmak,
• Farklı iş birimleri tarafından yürütülen iş süreçlerini ve birden çok işlevi destekleyen paylaşılan bir platform sağlamak,
• İşletmelerin kaynaklarını bir araya getirerek uçtan uca yönetilmesini ve verimli olarak kullanılmasını sağlamak ya da desteklemek,
• İşletmelerin müşteri siparişlerinin müşteri temsilcileri tarafından alınıp yükleme yapılana kadar ve finansın gönderdiği fatura bilgilerine kadar tüm verilerin toplandığı ve değişik verilerin saklanabildiği bütünleşik bir veritabanı oluşturmak,
• İşletmelere maliyet tasarrufundan verimlilik artışına kadar hızlı ve büyük ölçekli faydalar sağlamak,
• İşletmenin verilerini bir araya getirerek, sözlü iş şekillerini sayılara verilere ve raporlara dönüştürerek bunlardan karara dönüştürülebilecek anlamlı sonuçlar üreterek yönetim kademesine çok daha etkili ve hızlı bir karar mekanizması sağlamak,
• İşletmeyi tüm departmanlarını birbirine bağlayan bir yapıya doğru re-organize ederek işletmede farklı yönlerden bakılan konu ve işler için departmanlar ve süreçler arası uyum aynı dilin konuşmasına destek sağlamak.
• İşletmelerdeki tüm süreç ve yapıları ile izlenebilir bir işletmeye dönüştürerek dış dünya ile olan işlemlerinizi tedarikçinizden müşterinize bankalardan kurumlara tüm işlerinizi ekranınızdan kolayca ve rekabet koşullarına uygun esneklikte yönetmenizi sağlamak,

ERP ve Bulut Bilişim:

Bir ERP programının çalışacağı en iyi ortam Bulut Bilişimdir. Bulut tabanlı yapıların esnek olması, güvenli olması, maliyet tasarrufu sağlaması, ölçeklenebilir yapıda olması, güncelleme ve bakım avantajı, yüksek erişilebilirlik, daha hızlı uygulama ve kurulum, daha iyi entegrasyon yeteneği, düşük BT yükü, global kullanım desteği ve gerçek zamanlı veri erişimi ve raporlama gibi avantajlarının bulunması ERP programlarının performansını artırmaktadır. Bizim Bulut’un güçlü ve performanslı altyapısı ve bu yapıda uyumlu çalışan Canias ERP, işletmelerin ve kurumların ERP ihtiyaçlarını karşılamaları için mükemmel bir seçenektir.

ERP Yazılımında hangi modüller bulunur?

Bir ERP (kurumsal kaynak planlama) yazılımı içinde genelde bağımsız olarak çalışan ama birbirleri ile veri alışverişinde bulunan modüler bir yapıda çeşitli uygulamalar bulunmaktadır.

Bunlar;

• İnsan Kaynakları Yönetimi (HR)
• Üretim Yönetimi (MRP)
• Muhasebe ve Finans Yönetimi (FI)
• Malzeme Stok Yönetimi (MM)
• Satış Yönetimi (SRM)
• Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM)
• Bütçe Yönetimi
• Dış Ticaret Yönetimi
• Kalite Yönetimi
• Tedarik Zinciri Yönetimi (SCM)
• Bakım Yönetimi
• Satış Sonrası Hizmetler
• İş Zekâsı ve Raporlama (BI)

Bunların haricinde işletmelerin kendi yapmış oldukları faaliyetlerine hizmet etmek üzere işletme özelinde geliştirilmiş standart ERP uygulamaları dışında yazılımları da bulunmaktadır.

İşletmelerin bir ERP yazılımından beklentileri nelerdir?

İşletmeler karmaşıklaşan iş süreçlerini yönetmek, ölçümlemek, zaman içerisinde farklılaşmış, her biri kendi başına farklı bir amaca hizmet eden yazılımlarını tek bir çatı altında birleştirmek için hep bir arayış içerisinde olmuşlar ve karşılarına ERP yazılımları çıkmıştır. Peki bir işletmenin iş süreçlerinin işleyişinde olumlu bir değişiklik görmek, üretkenlik, zaman ve maliyet tasarrufu sağlamak için tüm süreçleri birleştirecek bir yazılıma gerçekten ihtiyaç var mı? Bunun cevabını almak için bir ERP yazılımının işletmeye getireceği avantajların ve dezavantajların çok iyi analiz edilmesi gerekir. Anadolu’da çok güzel bir tabir vardır “Attığın taş ürküttüğün kurbağaya değer mi?” İşte kilit nokta burası. Çok büyük masraflar yaparak satın alınan bir ERP yazılımı beklentileri karşılamıyor, iş süreçlerini daha çok karmaşık hale getiriyor ve memnuniyetsizlik yaratıyorsa başarısız olmaya mahkumdur.

ERP Yazılımının bir işletmeye sağlayacağı avantajlar özetle şunlardır;

1.Süreçlerin iyileştirilmesi ve verimlilik:

İşletmelerdeki en büyük sorun tekrarlayan ve çoğu manuel olarak yapılmakta olan iş süreçlerdir. ERP yazılımlarının en güçlü taraflarından biri tekrarlayan süreçleri düzene sokarak sadeleşme sağlaması, manuel veri girişini mümkün olduğunca azaltarak kullanıcı hatalarını en aza indirmesi üretkenliği ve verimliliği arttırmasıdır.

2.Yazılımlar ve departmanlar arası entegrasyon:

İşletmelerin doğası gereği işlerin farklı departmanlarda yürütülme mecburiyeti bulunmaktadır. Her departman kendi alanında uzmanlaşmış kişilerden oluşan bir organizasyon yapısı ile temelde farklı iş süreçlerini yürütmelerine rağmen özünde diğer departmanlarla da iş birliği yapmak zorunda olan yapılardır. Problem de burada çıkmaktadır. Her departmanın kendi özelinde kullandığı donanımlar ve yazılımların mutlaka birbirleri ile iletişim kurması gerekmektedir. ERP yazılımları ile veriler gerçek zamanlı olarak tek bir platformda merkezileştirilerek bilgiler düzenli ve tutarlı bir hale getirilmekte, ihtiyaç duyulan iletişimin kolayca kurulmasını sağlamaktadır.

3.Ölçeklenebilirlik:

ERP yazılımlarının avantajlarından bir de modüler bir yapıda olmalarıdır. Bu sayede sisteme yeni işlevlerin, kullanıcıların eklenmesi, diğer modüllerle entegrasyonu ortak bir veritabanı kullanılması sayesinde kolayca sağlanabilmekte, kaynakların verimli kullanılmasına ve işletmenin büyümesine olumlu katkıda bulunmalarıdır.

4.Rekabet avantajı:

ERP yatırımı teknolojik bir yatırımdır. Doğru tercihlerle yapılan ERP yazılımları süreçleri iyileştirerek, hata oranını azaltarak, hız, maliyet ve verimlilik artışı getirerek rakiplerinizin önüne geçmeyi sağlarlar. Dijital Dönüşüm çağında doğru teknolojilere yapılan yatırımlar yatırım yapmamanın ileride getireceği daha büyük maliyetleri ortadan kaldırmaktadır.

4.Etkili Karar Mekanizması:

ERP yazılımları kullanıcılara ve yöneticilerin karar verme süreçlerinde doğru analizler yapması için bütünleşik bir altyapıyı sağlar. İşletme verilerinin ortak bir veri tabanında konsolide edilmesi ile ihtiyaç duyulan ileriye dönük planlamalar, tahminler ERP iş zekâsı araçları kolayca oluşturulur. ERP yazılımları sayesinde gerçek zamanlı olarak daha güçlü, gerçekçi ve etkili tahminler yapılarak maliyet avantajı ve verimlilik sağlanır.

5.Verilerin Entegrasyonu:

ERP yazılımı işletmenizin ve bünyesindeki departmanların günlük iş uygulamalarını ve operasyonlarını sürdürmek için ihtiyaç duyduğu tüm bilgiler için bir ana merkez görevi görür.  Bu sayede ayrı veri tabanlarındaki verilerin tek bir yerde konsolidasyonu ile verilerin gerçek zamanlı olarak tutarlılığı ve doğruluğu sağlanır.

6.Proaktif Yönetim ve Tasarruf:

ERP sayesinde işletmeler maliyetli hatalar yapma riskini en aza indirerek yönetimsel ve operasyonel maliyetleri düşer. ERP yazılımları işletmelerin operasyonları proaktif olarak yönetmesine, kesintileri ve gecikmeleri önlemesine, bilgi tıkanıklıklarını ortadan kaldırmasına ve kullanıcıların daha hızlı karar vermesine yardımcı olur.

7.Süreçleri Basitleştirme:

İşletmeler büyüdükçe iş süreçleri ve operasyonları daha karmaşık hale geliyor. Bu karmaşıklık hata yapma oranlarını artırırken zaman ve maliyet dezavantajına yol açıyor.

ERP yazılımı, departmanlar arası iş operasyonlarını otomatikleştirerek çözümü kullanan herkese doğru, gerçek zamanlı bilgi sağlarken, çoğu zaman hatalara yol açma potansiyeli olan manuel görevi ortadan kaldırarak, kullanıcıların karmaşık süreçlerden kolayca çıkmasına yardımcı olarak, verilerin yeniden girişini engelleyerek ve üretim, sipariş tamamlama ve teslimat gibi işlevleri iyileştirerek verimliliği ve üretkenliği artırmaktadır.

8.Mobilite ve Erişilebilirlik:

Dijital Çağın gereği olarak sistemlere, lokasyon bağımsız olarak her yerden güvenli erişim sağlanması giderek önem kazanmaktadır. ERP yazılımları ile kullanıcılar, çalıştıkları her yerden ve dizüstü bilgisayarları, tabletleri veya cep telefonları başta olmak üzere farklı cihazlardan merkezi bir veri tabanına erişebilirler. Bir ERP yazılımının erişilebilirliği sayesinde, üretkenliği artırdığı ve nerede olursanız olun bilgiye ulaşımı kolaylaştırması çok önemlidir.  ERP yazılımları, bütünleşik yapıda ve mobilizasyona uyumlu olması sebebi ile evde, ofiste, her nerede olursanız olun bilgiye ulaşımı kolay hale getirmektedir.

9.Üretkenlik Artışı:

ERP Yazılımları sayesinde zamandan tasarruf edilerek ve üretkenlik seviyesi artmaktadır. Gerçek olamayacak kadar iyi ses mi? ERP yazılımının otomasyon ve modernizasyon yeteneği sayesinde gereksiz süreçlerin otomatik hale getirerek, çalışanlarınız gerçekten daha fazla dikkat gerektiren zamana duyarlı, acil projeler ve görevler için fazladan zamana sahip olurlar.

10.Esneklik:

Günümüzün modern ERP yazılımları sağlam, esnek ve bir işletmenin benzersiz ihtiyaçlarına göre uyarlanabilirler. ERP yazılımları, büyüyen bir işletmenin sürekli değişen ihtiyaçlarına uyum göstererek değişen ihtiyaçlara göre veya işiniz büyüdüğünde yeni bir çözüm satın almanıza gerek kalmamadan hareket etmenizi sağlar. Seçtiğiniz ERP yazılımını uygularken, günlük iş operasyonlarına yardımcı olmak için sisteminizin ihtiyaç duyduğu her işleve sahip olması için uygulamalarınızı özelleştirebileceğinizden emin olmanız önemlidir. İşletmeniz büyüdükçe ERP sisteminiz de büyüyecek yeni fonksiyonlar ve süreçler eklenebilecektir.

11.Mevzuata uygunluk:

ERP yazılımlarının çoğu zaman fark edilmeyen önemli bir yararı da üretim ve hizmet sektöründeki yasal mevzuatlara uyumluluğu ve adaptasyon kolaylığıdır. Güçlü ERP yazılımları sektördeki düzenlemeleri takip etmek ve uyumluluktaki değişiklikleri izlemek için tasarlanmıştır. Bu, kullanıcıların ve genel olarak işletmelerin, iş süreçleriyle ilgili yasalara, düzenlemelere, yönergelere ve şartnamelere ayak uydurmasına imkân tanımaktadır.

12.Müşteri Memnuniyeti:

ERP yazılımları kullanarak yüksek kaliteli müşteri hizmeti sunmak mümkündür. ERP yazılımlarının yetenekleri ile müşterilerle daha iyi iletişim kurabilir, geri bildirimleri ve deneyimleri toplayarak etkili bir iletişim altyapısı sağlayabilirsiniz. ERP yazılımları CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi) programları ile entegrasyonu sağlayarak, potansiyel müşterileri tespit etme, aday müşterileri puanlama, sosyal medya entegrasyonu ve kampanya oluşturma gibi ek özellikler sonucu müşteri ilişkilerini güçlendirme imkânı sunmaktadır.

13.Özelleştirilmiş Raporlama:

ERP yazılımları, raporlamayı daha kolay ve daha özelleştirilebilir hale getirmeye, tüm ihtiyaçlarınızı karşılamaya uygun hale getirmeye yardımcı olur. Gelişmiş raporlama yetenekleriyle işletmelerin karmaşık veri taleplerine daha kolay yanıt verebilir. Bu özellik sayesinde, üretkenliği artar, süreci daha hızlanır süreçler arasındaki uzun bekleme süreleri kısalır.  En önemlisi de ERP sisteminin özelleştirilmiş raporlama altyapısı sayesinde çalışanlar BT birimlerinin teknik yardımına gerek duymadan kendi raporlarını kolaylıkla hazırlayabilirler.

14.Veri Gizliliği ve Güvenilirliği:

ERP platformları farklı konumlardan ve tabletler ve akıllı telefonlar dahil olmak üzere birden fazla cihaz aracılığıyla erişilebilen güvenilir veriler sağlar. Verilerin gerçek zamanlı güncellenebilmesi yeteneği ile ERP, veri doğruluğunu ve tutarlılığını artırır. Bununla kullanıcılar, hata riski taşımadan tüm verilere ve analitik raporlara güvenli erişim sağlayabilirler. ERP sadece bir yazılım değil aynı zamanda bir donanım ve yazılım sistemleri bütünüdür bu yapı ile kullanıcı verileri ayrıca güvenlik duvarları ve yerleşik koruma kaynakları aracılığıyla ek güvenliğe sahip olmaktadır. ERP sistemlerin güvenli yapısı ile önemli verilerin yanlış kişinin eline geçmesi riskini ortadan kalkmaktadır.

© Birol EKER / Eylül 2024 – Datça / Muğla