HCM – Human Resources Management (İnsan Kaynakları Yönetimi)
Ayrıntılı Döküman için Tıklayınız…
İnsan kaynakları personeli ise sistem üzerinde raporlar tasarlayarak, kendi rapor ihtiyaçlarını karşılayabilir. Böylelikle insan kaynakları departmanı hem operasyonel hem de stratejik süreçlerini verimli bir şekilde sistem üzerinde yönetebilir. İnsan Kaynakları Yönetimi modülü, sisteme bütünüyle entegre biçimde çalışır.
KURUMSAL PLANLAMA
İnsan Kaynakları Yönetimi modülü üzerinden Kurumsal Planlama kapsamında İş Tanımları, Kadro Tanımları, Kadro Talepleri ve Organizasyon Şeması takip edilebilir. İş tanımları için gerekli nitelikler, adayların ya da çalışanların alması gereken eğitimler, öğrenim bilgileri, yabancı dil bilgileri, görev ve sorumluluklar tanımlanabilir, kadro tanımları ile iş tanımları ilişkilendirilebilir. Kadro talepleri sistemde oluşturulup onaya sunulabilir. Kadro tanımlarında; personeller ve boş kadrolar listelenebilir, kadro için geçerli norm kadro sayıları, ücret aralıkları, ödemeler kayıt altına alınabilir.
Modülde yer alan Organizasyon Şeması, tesis bazında tarih aralıkları ile çok seviyeli şekilde tanımlanabilir ve ağaç veya diyagram olarak takip edilebilir. İlgili tarih aralığında, bir pozisyonda çalışan tüm personeller listelenebilir. Organizasyon Şeması ayrıca İş Süreçleri Yönetimi uygulamasına da veri oluşturur. Ayrıca İnsan Kaynakları Yönetimi modülü ile şirket ve/veya tesis bazında departman, görev, kadro gibi tanımlar yapılabilir, bunlar sicil kartları ile ilişkilendirilebilir, kadro statüleri ve talepleri takip edilebilir, organizasyon şeması oluşturulabilir. Sonuç olarak, bu modül üzerinden kurumda uygulanan tüm süreçler kolaylıkla ve bütünleşik şekilde yönetilebilir.
ELEMAN SEÇME VE YERLEŞTİRME
İnsan Kaynakları Yönetimi modülü ile personel seçme projeleri için oluşturulan proje seviyeleri, maliyetleri, ihtiyaçları, duyuruları, başvuruları, görüşmeleri ve sınavları organize edilebilir. Modül üzerinden proje için gerekli personel ihtiyaçları kadro tanım veya kadro taleplerinden oluşturulabilir, duyuru ve masrafları kayıt altına alınabilir. Proje için başvurular çalışan personellerden, eski personellerden veya CV bankası üzerinden oluşturulabilir, başvuru yapan adaylara posta veya e-posta yolu ile geri dönüş sağlanabilir, test ve sınavları sistem üzerinden takip edilebilir.
CV (Özgeçmiş) Bankası uygulaması ile de aday personele ait genel bilgiler, tecrübeler, dil bilgisi, eğitim, öğrenim gibi detaylı bilgiler kayıt altında tutulabilir, özgeçmişe resim ve doküman eklenebilir ve adaya sunulan teklif ve kararlar kayıt edilebilir. Böylece oluşan CV bankasında istenilen kriterlere uygun arama yapılabilir. İşe alım işleminde, CV bankasından seçilen özgeçmiş üzerindeki bilgiler otomatik olarak sicil kartına taşınabilir. Ayrıca dış ortamlarda hazırlanan özgeçmişlerin XML formatı ile sisteme kaydedilmesi de mümkündür.
Özetle, personel ihtiyaçları için oluşacak personel seçme projelerinin tüm aşamalarının takibi, CV bankasının oluşturulması ve sicil kartları ile ilişkilendirilmesi ile eleman seçme ve yerleştirme süreçleri modül üzerinde rahatlıkla yönetilebilir.
SİCİL YÖNETİMİ
İnsan Kaynakları Yönetimi modülündeki personel sicil kartında, personele ait tüm operasyonel ve kişisel bilgiler, bilgi grupları bazında tutulur. Bazı veriler tarih bazında takip edilir, böylelikle personelin farklı dönemlerde geçerli bilgileri de sistem üzerinde korunur. Sicil kartındaki bazı bilgi grupları ise organizasyon, kimlik bilgileri, ücret, banka, vardiyalar ve vardiya ayarları, sosyal sigorta, özel sigortalar, ödemeler, icra dosyaları, engellilik durumu, aile bilgileri, medeni durum, iş deneyimleri, öğrenim, yabancı diller, ödül/ceza, zimmetli demirbaşlar, dokümanlar ve benzeri başlıklar şeklinde listelenebilir. Personel listeleme sırasında bu bilgi gruplarının çoğu arama kriteri olarak kullanılabilir. Sicil kartlarının toplu bilgi güncelleme veya ön izleme özellikleri, insan kaynakları kullanıcılarına kolaylık sağlar.
Modülde, ücret değişiklikleri ilgili uygulama üzerinden toplu şekilde ve farklı hesaplama yöntemleri ile sicil kartlarına aktarılabilir. Personel vardiyaları ise Vardiya Planlama uygulamasında, optimize edilerek planlanabilir ve sicil kartlarına işlenebilir. İşten ayrılma süreçlerinde sicil kartları sistemde, eski personel olarak korunur. Personel ileriki bir dönemde yeniden çalışmaya başladığı durumda, eski sicil kartındaki bilgiler yeni karta taşınabilir veya eski sicil kartı ile devam edilebilir, böylelikle hızlı bir şekilde işe alım gerçekleştirilebilir. İşe başlayan personelin bilgileri CV bankasında mevcut ise, bilgiler sicil kartına taşınabilir. İşten çıkış sürecinde personele zimmetlenen demirbaş statüleri, açık taksitli borç ödemeleri için kontrol sağlanır. Ayrıca işten çıkış durumunda, ilgili bordroya kalan izin ücreti otomatik olarak yansıtılabilir, varsa kıdem ve ihbar tazminatları hesaplanarak bordroya aktarılabilir. Firmalar arası transfer, tek işlem ile gerçekleştirilebilir ve aynı sicil kartı üzerinden devam edilebilir. İşe giriş ve işten çıkış işlemlerinde, şirkete özel diğer iş akışlarını yönetebilmek için iş süreçleri yönetimi de kullanılabilir.
Yukarıda bahsi geçen özellikler ile sicil yönetimi için gerekli veriler kayıt altına alınabilir, diğer uygulamaları etkilemesi sağlanabilir ve böylelikle sicil yönetimine ait süreçler hızlı ve kolay şekilde yönetilebilir.
BORDRO YÖNETİMİ
İnsan Kaynakları Yönetimi modülünde personel bordroları güncel mevzuata, sosyal güvenlik tiplerine ve vergi kanunlarına uygun bir şekilde hızlı ve kolay bir şekilde hesaplanır. Modül üzerinde farklı bordro tipleri oluşturulabilir, aynı dönem için birden çok bordro hesaplanabilir. Bordro hesaplama ekranında, personelin bordrosunu etkileyecek tüm girdilere tek ekran üzerinden müdahale edilebilir. Ödeme ve kesinti yönetimi ile ödemelerin bordrolara otomatik olarak akması sağlanabilir veya ödemeler CSV formatında topluca içeri atılabilir. Kartlı okuma sistemlerinden alınan bilgiler puantajı oluşturmak için CSV formatında içeri aktarılabilir, izinler uygulamasında girilen izinlerin puantaja dahil edilmesi sağlanabilir. Taksitli borçlar ve avanslar sistem üzerinde kayıt edilebilir, kesintileri bordroya otomatik olarak yansıtılabilir, sicil kartında tanımlı icra dosyasına ait kesintiler otomatik olarak bordroya aktarılabilir.
Hesaplanan bordrolar mail ile personellere iletilebilir, ücret hesap pusulası, toplam maaş bordrosu gibi çeşitli çıktılar alınabilir, en önemli bordro raporlarından biri olan çarşaf bordro otomatik ve hızlı bir şekilde oluşturulabilir. Hesaplanan bordrolar üzerinden, hazırlanan banka şube formatlarına göre ödeme dosyaları otomatik olarak oluşturulabilir. Zorunlu olarak verilmesi gereken tüm yasal bildirgeler (İşe giriş-çıkış bildirgeleri, aylık prim ve hizmet belgesi vb.) hızlı bir şekilde oluşturulabilir.
Modül üzerinde hesaplanan bordrolar, sistemdeki uygulama aracılığıyla personel bazında belirtilen kayıt anahtarlarına göre muhasebeleştirilebilir. Personel sicil kartındaki finans grup değer alanlarında belirlenen anahtarlara göre, aynı kayıt anahtarı için işlem yapılırken bile farklı hesaplara otomatik kayıt atılabilir. Puantaj üzerinde belirtilen maliyet merkezlerine göre, oluşan muhasebe fişlerinde maliyet merkezlerine dağılımı sağlanabileceği gibi, personel için belirlenen sabit bir maliyet merkezine aktarım da yapılabilir.
PERFORMANS YÖNETİMİ
İnsan Kaynakları Yönetimi modülündeki Performans Yönetimi bölümünde, çalışanlar için periyodik değerlendirmeler uygulanabilmektedir. Performans değerlendirmede, dönemsel olarak iş hedefleri belirlenebilir, kariyer hedefleri, görüş ve öneriler tanımlanabilir, değerlendirme ile ilgili dokümanlar eklenebilir. Yetkinlikler departman veya pozisyon bazında belirlenerek uygulanabilir. İstenilen miktarda değerlendirici belirlenebilir ve değerlendiriciler ‘Ast’, ‘Üst’, ‘Öz’, ‘Eş Değer’ şeklinde sınıflandırılabilir. Değerlendiriciler için hedef ve yetkinlik bazında farklı ağırlıklar tanımlanabilir. Değerlendiriciler, self servis uygulamasından değerlendirmelerini tamamlayabilir, her madde için açıklama girebilir ve değerlendirme bazında doküman ekleyebilirler. Tamamlanmış olan değerlendirmeler düzeltmeye kapatılabilir, değerlendirme sonuçları yetkiler dahilinde çalışan veya yöneticisi ile paylaşılabilir. Değerlendirme sonucunda ortaya çıkan eğitim ihtiyaçları da kayıt altına alınabilir.
Performans değerlendirme süreci İnsan Kaynakları Yönetimi modülü üzerinden kolaylıkla yürütülebilir. Performans değerlendirme sonuçlarının tümü, sicil kartındaki gelişim sekmesinde de takip edilebilir. Böylece şirketler, performans yönetimi, personel hedef, yetkinlik ve önerilerini kayıt altına alarak, personel gelişiminin şirket hedeflerine uygun şekilde yönetilmesini sağlar.
EĞİTİM YÖNETİMİ
İnsan Kaynakları Yönetimi modülü ile şirket bünyesinde yer alan eğitim süreçlerinin yönetimi için gerekli eğitimler, eğitim yerleri ve eğitmenler sistemde tanımlanabilir, eğitim talepleri ve eğitim kayıtları takip edilebilir. Eğitim talepleri toplanabilir, onaya sunulabilir, katılımcı bazında onay verilebilir ve onay verilen katılımcılar oluşturulan eğitim kaydına taşınabilir. Eğitim tanımlarında gerekli materyaller, geliştirilecek nitelikler ve maliyetler tanımlanabilir. Eğitim tanımında, dışarıdan alınan eğitimler için eğitim firması tanımlanabilir ve eğitim dokümanları kayıt altına alınabilir.
Eğitim kayıtları, eğitim tanımını, yerini ve eğitmen bilgilerini içerecek şekilde oluşturulabilir ve planlanan ile gerçekleşen maliyetleri, eğitim ihtiyaçları, eğitmen, eğitim yeri maliyetleri kullanılarak hesaplanabilir. Katılımcıların eğitime katılım, sınav ve puan bilgileri, yorumları sistemde tutulabilir. Katılımcıların ilgili eğitim ile geliştirilen nitelikleri, sicil kartına güncellenebilir. Ayrıca eğitime ait dokümanlar modül üzerinde tutulabilir. Eğitimlerde kullanılmak için, eğitim anket, soru ve cevapları sistemde kayıt altına alınabilir.
SELF SERVİS UYGULAMALAR
İnsan Kaynakları Yönetimi modülünde bulunan Self Servis Yönetimi, personelin kendi işlemlerinin sistem üzerinden kendisi veya yöneticisi tarafından yapılabilmesine yönelik insan kaynakları uygulamalarını içerir. Modülde yer alan self servis uygulamalarının listesi aşağıdaki gibidir.
• Personel Sicil Kayıtları
• Puantaj Yönetimi
• Ek ödemeler ve Kesintiler
• İzinler
• Avanslar
• Taksitli Borçlar
• Bordrolar
• Eğitim Talepleri
• Açık Pozisyon Başvuruları
• Performans Değerlendirme Sonuç Görüntüleme
• Performans Değerlendirme
Listede yer alan uygulamalar hem ‘Çalışan Self Servis’ hem de ‘Yönetici Self Servis’ olarak kullanılabilir. Çalışan Self Servis ve Yönetici Self Servis uygulamaları için yetkiler ayrı ayrı tanımlanabilir. Belirtilen uygulamalar arasında sadece ‘Açık Pozisyon Başvuruları’ yönetici self servis özelliği taşımadığı için sadece Çalışan Self Servis üzerinde kullanılabilir. Şirketlerde insan kaynakları kullanıcılarının yoğunluğu göz önüne alındığında, izinlerin sistem üzerinden girilmesi, bordro çıktısının alınabilmesi, eğitim taleplerinin girişi gibi işlemlerin personelin kendisi veya yöneticisi tarafından yapılabilmesi, insan kaynakları departmanının günlük işlerinin sürdürülebilirliği için önemlidir. İnsan Kaynakları Yönetimi modülü ile bu süreçlerin tamamı kolayca yönetilebilir.
RAPOR SİHİRBAZI
İnsan kaynaklarına konu olan tüm süreçlerin kolay raporlanabilmesi, şirketler için oldukça kritik bir konudur. Günlük, periyodik veya münferit rapor ihtiyaçları, insan kaynakları departmanı çalışanlarının oldukça vaktini almakta, rapor hazırlama süreçlerinde bazen diğer kullanıcılara ihtiyaç doğurmaktadır. İnsan Kaynakları Yönetimi modülündeki rapor tasarımı oluşturma ve raporlama uygulamaları ile bu süreçler kolayca yönetilebilir. Rapor sihirbazı ile farklı rapor gruplarında raporlar tasarlanabilir, kayıt altına alınabilir ve her ihtiyaç olduğunda çalıştırılabilir. Raporlarda kullanılan arama kriterleri, kullanıcı bazında kayıt altına alınabilir ve sonraki raporlamalarda yeniden kullanılabilir. Hazırlanan raporlar CSV, PDF, Excel, Text gibi formatlarda alınabilir.
ENTEGRASYON
İnsan Kaynakları Yönetimi modülü, ERP sisteminin çeşitli noktaları ile bütünleşik çalışmaktadır. Modül üzerinde hesaplanan bordrolar, Genel Muhasebe modülü entegrasyonu sayesinde tek tuş ile muhasebeleştirilebilmektedir. Muhasebe kayıtları oluşturulurken, Maliyet Merkezleri, Maliyet Objeleri veya Projeler bazında dağılım yapılabilir. Yine hesaplanan bordroların, Muhtasar Beyanname’ye aktarımı sistem üzerinde kolaylıkla gerçekleştirilebilir. Zimmetleme işlemleri için Sabit Kıymet Yönetimi modülü entegrasyonu da mevcuttur.
Sicil kayıtları, eğitim ve performans değerlendirme gibi uygulamalar, Doküman Yönetimi modülü ile bütünleşik çalıştırılır ve ilgili belgeler sistemde takip edilebilir. Ayrıca İnsan Kaynakları bölümlerine ait iş ve onay süreçlerinin sistem üzerinden yönetilebilmesi için, İş Süreçleri Yönetimi modülü ile entegre çalışan bir yapı da kurulabilir.
ÖZELLİKLERE GENEL BAKIŞ
• Kurumsal Planlama
• Eleman Seçme ve Yerleştirme
• Sicil Yönetimi
• Bordro Yönetimi
• Performans Yönetimi
• Eğitim Yönetimi
• Self Servis Uygulamalar (Çalışan – Yönetici)
• Rapor Sihirbazı
