Erp Yazılımına Yatırım Yapmaya Karar Verdiniz, Peki Nasıl Seçim Yapacaksınız?
İnternette yapacağınız küçük bir araştırma sonucunda pek çok ERP yazılımı ile karşılaşabilirsiniz. Peki, sizin için doğru olan hangisi? Önceki yazımızda da ERP’nin ne olduğundan bahsetmiştik ve en önemli özelliğinin bütünleşik iş yapısı olduğunu vurgulamıştık. Bu nedenle, ilk adım olarak bugün ve gelecekte tüm süreçlerinizi kapsayacak bir yazılıma odaklanmak mantıklı olacaktır.
Unutmayın, bu yazılımlar sadece bir yazılımın ötesinde, birçok iş yapış şeklini ve öğrenilmiş tecrübeyi size sunmalıdır. Seçeceğiniz yazılımın ne kadar çok proje kurulumu geçirdiği, o kadar iş sürecini bünyesinde barındıracağı ve size birçok konuda yardımcı olacağı anlamına gelir. Yazılımın referansları, kullanıcı sayısı, kaç ülkede kullanıldığı, kaç farklı sektörde kullanıldığı gibi kriterler, yazılımın boyutu ve içeriği hakkında size net bilgiler verecektir.
ERP projeleri büyük projelerdir; bunu bir yazılım almak olarak değil, bir tecrübe transferi olarak görmelisiniz. Bu yazılımlar tüm iş süreçlerinizi kapsamaya odaklanır. Herhangi bir iş sürecinizi kapsayamayan yazılımlar, veri dolaşımına olumsuz yönde etki eder ve bu ilk aşamada göze çok batmasa da proje ilerledikçe farklı aşamalarda karşınıza büyüyerek çıkmaya devam eder.
Örneğin, sistemimizde takip ettiğimiz bir malzeme var. Malzemenin stok birimi adet, ancak müşteri faturaları kg üzerinden talep ediyor. Yazılımımız, satış siparişi üzerinde stok birimi haricinde başka birimi kabul etmiyor. Bu problemi sadece satış departmanının problemi gibi düşünebilirsiniz, ancak problem satışın dışında depo süreçlerini, faturalama süreçlerini ve muhasebe süreçlerini de ilgilendirecektir. Çünkü entegre bir yazılımdan bahsediyoruz. Bu sadece bir örnek; bunun gibi süreçlerinizde olan ancak ERP programının kapsamadığı operasyonlar, veri akışına ve sistemin entegre altyapısına olumsuz etki yaratacaktır.
Bu sorunun çözümüne giden yolda aklımıza takılan sorular şöyle olacaktır: Bunun çözümü ne olabilir? ERP yazılımını çok özel süreçlerime adapte edebilecek miyim? Bunu tek başıma yapabilir miyim? Bu konuda kimden destek alabilirim? Yapacak insanlara erişimim ne düzeyde olacak ve maliyeti ne olacak? Evet, tüm bu sorulardan anlaşılacağı üzere danışmanlık süreçlerinden bahsediyoruz. Unutmayın, bir yazılım değil, bir proje alıyorsunuz. Dolayısıyla, projenin firmanıza adaptasyonu için bir süreç olacak ve bu süreç, sizin proje ekibiniz ve uygulamanın danışmanlık ekibi ile yapılacak. Bu noktada danışmanlar ne kadar yetkin, program adaptasyona imkan veriyor mu, danışmanlık maliyetleri ne olacak gibi konulara çözüm bulmanız, ERP yazılımı seçiminin üçüncü önemli adımı olacaktır.
Önemli olarak gördüğümüz ve değinmek istediğimiz bir diğer konu ise, bazı ERP programlarının açık kaynak olarak lisanslandığı bilgisidir. Bu durum işletmelere, özellikle 3. maddede belirtilen problemlerin çözümü ve ek uyarlama gereksinimi noktasında büyük bir esneklik sunmaktadır. Açık kaynak kodlu bir ERP yazılımında, programın tüm kaynak kodlarına işletmeniz bünyesinde erişebilirsiniz ve bu kaynak kodları programın el verdiği ölçüde kendi iş süreçlerinize özelleştirebilirsiniz. Bu sayede ERP yazılımının amacı olan tüm iş süreçlerinizi eksiksiz bir şekilde yazılıma uyarlayabilirsiniz.
Özetlemek gerekirse, ERP yazılımı seçerken en önemli kriterler; yazılımın tüm iş süreçlerinizi kapsıyor oluşu, yazılımın yaşı, danışmanlık ekibinin tecrübesi ve yazılımın açık kaynak kodlu oluşu diyebiliriz. Bu ana kriterlerin dışında yazılımın lisanslama metodolojisi, maliyeti ve kurulum süreleri de dikkat edilmesi gereken diğer önemli kriterlerdir.
